skip to Main Content

法務業務でリモートワークを導入しづらくしているのが、押印作業です。クラウド上で押印ができるサービスが多数出てきていますが、どういうツールを導入していくべきか、その時の実体験についてお話します。

冨士松瑶美

株式会社ガイアックス 経営管理部
ガイアックスに人事兼社長秘書として入社。2018年1月よりキャリア採用マネージャーと社長秘書を兼任するようになる。その後、当時グループ会社であったEDGE株式会社で新規事業立ち上げ、管理本部の立ち上げを行う。現在は、ティール組織の理論に基づいて開発された自立型組織支援ツール「Team Journey Supporter」の責任者を勤める。

上田祐司

株式会社ガイアックス 代表執行役
ガイアックスでは、「人と人をつなげる」をミッションに、ソーシャルメディアとシェアリングエコノミー事業を展開。また起業家が集うスタートアップスタジオという側面も持ち、社会課題を解決するための事業づくりサポート、投資を行う。シェアリングエコノミー協会代表理事。

公式サイト: https://www.gaiax.co.jp/
Twitter: @yujiyuji

冨士松

こんにちは、ガイアックスの冨士松と申します。
今回は管理部門での、リモートワークの法務編ということで、話をしていきたいと思います。
今回で3回目となりましたが、過去の動画もご覧いただけてますでしょうか。
ぜひお役立ていただければと思います。

上田

ガイアックスの上田です。
ガイアックスグループですとか、ほんとリモートワーク色々勧めてますし、冨士松さんがいろいろなところで、ご経験も豊かということでね、今日も冨士松さん中心にお話を聞いてきたいな、という風に思っています。
ちなみに冨士松さんは、法務編ということですが、どんな感じのセットアップを、過去されて来られたことがあるんですかね

冨士松

過去、スタートアップ、大体10名前後の企業で、法務を担当しました、2社ぐらい経験をしてまして、いずれもを立ち上げと言うか、法務部門がないっていうところから、作り上げていたんですけども、ちょうどコロナという時期とかぶったりもしまして、会社としてはリモートワークをせざる得ない、でも法務部門は紙があるから、どうしようっていうところに、そういうところと兼ね合わせながら、法務部門を作ってきました。

上田

ガイアックスの全体としては上場企業で、創業20年を超える会社でまさに法務部門で、リモートワークをしていっているところですが、こんな話しも踏まえながら、冨士松さんにも聞いて行きたいな、と思っています。
今日の最初にまあ、あのリモートワークをやっていくにあたって、ツールも必要だと思うんですが、このあたりのツールのことについて、ちょっと話を聞かせてもらってもいいですか。

システム導入の注意事項

冨士松

はい、本文で使われる、ツールと言えば、電子契約サービスになってくるかな、と思います。
電子契約サービス有名なのは、クラウドサインかなあと思うんですけども、クラウドサイン以外の面白い、素晴らしいサービスがありますので、ぜひそちらの方、本日は二つ、ご紹介していきたいと思います。
一つ目はGMOサインです。
料金プランとしては税抜き価格で、月額8,800円という価格なので、クラウドサインだと月額10,000円のところが、8,800円で、かなりお安い価格になってるかな、と思います。
また現状、権限設定機能を、クラウドサインに利用しようと思うと、別料金がかかってしまいます。
ですが、GMOサインは、別料金がかからずに、権限設定機能が使うことができます。
いきなりこの権限設定機能がと、いうふうにお話ししたんですけども、これがあるとかなり便利だったりとか、電子契約サービスを法務だけではなくて、労務とか他部門とも、一緒に共有しながら使うことが、できるのかなと思います。
権限設定機能なんですけれども、ユーザーごとに、閲覧権限を設定することができますって、いうことでまこのAっていう契約書は、Aっていう人に見えるけれども、Bという人には、見えないっていう機能ですね。
例えばどういったところで活用できるかと言うと、給与情報が載ってる雇用契約書ですね、これは電子契約で締結した場合、閲覧範囲ってのは、労務担当者のみにしていきたいなって、思うんですけれども、権限設定機能を使うことで、労務担当者だけに見えるようにすることができます。
便利な機能を使うことで、法務だけではなく、その労務でも、電子契約サービスを利用することができます。
2つ目がNINJASINEというサービスですね。
他の電子契約サービスと比較して、社内書類のやり取りの部分が、すごく便利になってるサービスです。
契約書を締結する際に、法務部門に契約書レビューを行っていただくことになる、と思いますが、大体、事業部の窓口の方と、法務の担当ののやり取りが多い時では、10回とか、ラリーが続くことがあるかなと思います。
今現状を多くの場合がメールだったりとか、チャットツールを使って、やり取りをしてるかと思うんですけども、この契約書は何でこういう風に修正になったのかっていう、やりとりなどをのログを残すことが大切です。
今までであればメールボックスに、煩雑に残されがちだったりとか、管理ツールが別にあって、そこに入れ込む手間をかけながら完了したかな、と思うんですけれども、NINJASIGNでは、システムの中で、社内のやりとりを、記録を残すことができるような、サービスになってるので、契約書がなぜ修正されたのか、という経緯をスムーズに残すことができます。
ツールによってかなり特色が違ったりとか、料金プランのお得さが違ったりとかするので、選ぶ際には、色々見ていただくのがおすすめかな、と思います。

上田

実際に個人的にビジネスマンをしてて、サインをお願いしますと言われて、外から言われる案件は、だいたい今クラウドサインが多いですかね。

冨士松

だいたいはクラウドサイン多いですね。

上田

クラウドサインはクラウドサインで、マーケットシェアも高いし、いいサービスだけど、他にも価格面も含めていいやつが、ありますよってそういう話。

冨士松

そうですね。
自社の中で何を重要視するのかとか、何を効率化させたいかによって、ツールってのを選んでいただくのが良いかな、と思っています。

上田

これあの例えばこちらが主体になって、契約書のサインアップツールを使えば、こっちのデータベースに入ってきたもんですけれども

冨士松

はい

上田

同じように向こうが主体となって、契約書を推進して、例えばこちらがA社のツールを入れてやってるけど、B社のツールでサインを、うちの事業部長が求められて、うちの事業部長がB社のツールで、サインをしましたとなると、PDFが最後もらえると思いますが、それはどんな感じで管理したらいいですか?

冨士松

私が使ってたのは、Google Driveを利用してました。
契約書と証明書も、一緒にアップロードしてました。

上田

証明書ファイルというのが別にあるのですか。

冨士松

そうですね、電子契約を締結しました、という証明書が発行されるので、それも念のために保管しています。

上田

それは検索がgoogleドライブとかだと、若干しにくい事あるんですか。

冨士松

ただ、名前とかで、工夫することができるかなと思います。
多くの法務部門でされてると思うんですけども、締結した会社の名前で統一するとか、番号ですね、番号を振るとか、私はエクセルでやってたんですけれども、契約書リストを作って検索ができるようにしておく、とかそういったことは、やはりその手間がかかるかなと思います。

上田

今日時点ではEXCELやスプレッドシートで、管理している会社さんは多いと思うのですが、番号を振って、全部pdf化して電子化してる、会社が多いかというと、紙のままの会社もいいかなとは思うのですが、そのあたりをどう整理整頓するかと、その前半でお話してくれた、ラインナップツールを、オンライン化するっていうことの組み合わせとか、そこら辺、悩んじゃうと思うんですけれども、どうしたらいいですかね。

冨士松

確かに悩ましいと思います。
まず紙をPDF化するのは、どこまでやるねんっていう話もあって、私は結局その時に急ぎ行ったのは、生きてる契約書だけを取り急ぎ、PDF化するっていうことをやりました。
結局紙で締結したものと、自社の方で、電子契約サービスを発行しなかった場合は、GoogleDriveで保管をして、こちらが主導で契約を締結できた場合には、電子契約サービスで保管をするという形ですね。
それとまた別にやはりの、契約書リストていうのがあったほうが便利ですが、やっぱりちょっと更新の手間、とかがかかってしまうのは、ちょっと悩ましいところかなと思います。

上田

そうするとA社さんと契約した契約書を探すときに、Driveを探しつつ自社の方で契約したっけなってことで、自社のサインナップツールの中を、検索すればいいですか。

冨士松

もしくはその契約書管理ツール、台帳で、どこに保管したかまで記録しておけば、パッと出てくるかなと思います。

ツールの選び方

上田

続いてもうちょっとホーム全般で、そのお話を聞いて行きたいなと思うんですけれども、法務全般で、そもそものところに戻るかもしれないですが、リモートワークでやりづらい業務について、お話しいただいてもいいですか。

冨士松

管理部門のお仕事っていうのは、リモートワークでやりづらい、業務が少し発生しがちです。
法務でやりづらいなって思う業務は、契約書レビューのときに、フィードバックを当然行うんですけれども、ややこしい法的な説明とか、あとここはこういう温度感なんだけどなっ、ていうニュアンスとか、それを今まで対面で伝えてたんですけれども、それが対面で伝えられなくなったって、いうところですね。
ログを残しておくという意味では、そのフィードバックの内容をテキストに残して、メールなどで返事はするんですけれども、法務の専門家ではない、事業部の担当者に、テキストだけだと誤解を生んでしまうので、間違った意味でお客様に伝わってしまいます。
ですので従来は、対面で伝えてたところ、今リモートワークに代わって電話でしたりとか、あとはテレビ会議などで、伝えるようにしています。
そういったところは、ちょっとなかなかリモートワークだと言いづらいな、という風に感じる業務ですね。

上田

これまではリアルで面談してたのを、ZOOMとかで、解決するってことでしょうかね。

冨士松

そうですね、ただそのZOOMほどじゃないんだけど、みたいなちょっと微妙なところとかは電話で、「今電話いいですか」みたいな、「今電話いいですか」とかが、ちょっと面倒くさいな、とか思ったりはしますね。

上田

実際法務部門で、そのどれぐらいリモートワークが、実現するもんでしょうかね。

冨士松

法務部門は労務部門に比べて、比較的実現しやすいほうじゃないかなと思います。
先ほどの電子契約サービスで、押印業務がなくなれば、ほとんど出社する必要がなくなってきますし、対応するとすれば、たまに出てくる、お客様の方から、紙でやっぱりやってほしい、という大手さんだったりとか、そういうところの対応が、リモートではできなくなるって、それぐらいですかね

上田

大手さんも含めて契約書って、どれぐらい電子でどれぐらい普通の紙なんですか。
これはもちろん業界になると思いますけど。

冨士松

肌感にはなりますが、7割くらいは、電子契約サービスになってるんじゃないかな、と思います。

上田

じゃこの2年ですっかり様変わり。

冨士松

そうですね。
大手でも電子契約でいいですかって、いう企業さんも増えてきているので、かなり導入が進んでいる印象を受けています。

上田

逆に言えば東京とかITから遠くない業界で言えば、今から2倍3倍に伸びていくみたいな、マーケットじゃなくて、もうすでに7割8割は普及しちゃってるよ、っていうそういう感じてきてるということですか。

冨士松

そうですね

上田

結構ガイアックスとかでもそうなんですけども、これまでまあ契約書と、その契約書のサインアップとか、押印をするツールとして使ってたんですが、徐々にあるの取締役会の議事録とか、社内の稟議書的なものは、システムで処理するケースもあるんですけれども、クラウドサインみたいな、サインナップツールで契約書を、処理するとかっていうのも出てきてるかな、とは思います。
ただ登記に必要な情報に関して、まだ対応がめんどくさいということで、一部の登記に必要なあの取締役の就任とか、そういったものは、まだ紙やってるかなというところですね。
そういう意味では、まあ8割9割オンラインで仕事できるけど、やっぱり1〜2割ちょっと残っちゃってるなあ、というところでしょうかね。

冨士松

そうですね。
ガイアックスの法務部門の場合は、出社する日を決めて、その日に合わせて書類を提出してくださいね、ハンコの場合は、提出してくださいねっていう形で、そういうリモートワークのルールを決めてる、みたいですね。

上田

なるほど。わかりました。

冨士松

いいかがでしたでしょうか、ツールの話から、法務部門の業務のところまで、色々お話しさせていただきましたが、少しでもお役立ていただければ、と思っております。
最後まで視聴して頂きまして、ありがとうございます。

上田

ありがとうございました。

関連サービス

Iqube

「社内ノウハウの属人化や、複数ツールがあることによって情報の管理コスト上がっていませんか?社内ノウハウの蓄積や共有に特化した15機能を実装。社内ノウハウ・情報の属人化や社内システムの一本化による業務効率を改善します。

Airy Diversity Cloud

休業者へのアナログ対応により業務コストがかかったり、復職への不安から離職してしまったりしていませんか?
増える休業者の事務・連絡作業を効率化するだけではなく、育休、休職者とのやり取りをスムーズにすることで、復帰時の浦島太郎状態を回避し、定着率の大幅改善します。

「リモートで対面コミュニケーションが減った中でも、チームのモチベーションを上げながら対話の場を作りたい。」
ティール組織の理論に基づいた約29項目の「組織の強み」から自社の強み可視化します。更に、レポート結果を元に対話を促すことで、自社らしい自律的な組織進化を支援します。

Back To Top