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法務業務でリモートワークを導入しづらくしているのが、押印作業です。クラウド上で押印ができるサービスが多数出てきていますが、どういうツールを導入していくべきか、その時の実体験についてお話します。

冨士松瑶美

株式会社ガイアックス 経営管理部
ガイアックスに人事兼社長秘書として入社。2018年1月よりキャリア採用マネージャーと社長秘書を兼任するようになる。その後、当時グループ会社であったEDGE株式会社で新規事業立ち上げ、管理本部の立ち上げを行う。現在は、ティール組織の理論に基づいて開発された自立型組織支援ツール「Team Journey Supporter」の責任者を勤める。

上田祐司

株式会社ガイアックス 代表執行役
ガイアックスでは、「人と人をつなげる」をミッションに、ソーシャルメディアとシェアリングエコノミー事業を展開。また起業家が集うスタートアップスタジオという側面も持ち、社会課題を解決するための事業づくりサポート、投資を行う。シェアリングエコノミー協会代表理事。

公式サイト: https://www.gaiax.co.jp/
Twitter: @yujiyuji

冨士松

こんにちは、ガイアックスの冨士松と申します。
今回は管理部門での、リモートワークの法務編ということで、話をしていきたいと思います。
今回で3回目となりましたが、過去の動画もご覧いただけてますでしょうか。
ぜひお役立ていただければと思います。

上田

ガイアックスの上田です。
ガイアックスグループですとか、ほんとリモートワーク色々勧めてますし、冨士松さんがいろいろなところで、ご経験も豊かということでね、今日も冨士松さん中心にお話を聞いてきたいな、という風に思っています。
ちなみに冨士松さんは、法務編ということですが、どんな感じのセットアップを、過去されて来られたことがあるんですかね

冨士松

過去、スタートアップ、大体10名前後の企業で、法務を担当しました、2社ぐらい経験をしてまして、いずれもを立ち上げと言うか、法務部門がないっていうところから、作り上げていたんですけども、ちょうどコロナという時期とかぶったりもしまして、会社としてはリモートワークをせざる得ない、でも法務部門は紙があるから、どうしようっていうところに、そういうところと兼ね合わせながら、法務部門を作ってきました。

上田

ガイアックスの全体としては上場企業で、創業20年を超える会社でまさに法務部門で、リモートワークをしていっているところですが、こんな話しも踏まえながら、冨士松さんにも聞いて行きたいな、と思っています。
今日の最初にまあ、あのリモートワークをやっていくにあたって、ツールも必要だと思うんですが、このあたりのツールのことについて、ちょっと話を聞かせてもらってもいいですか。

システム導入の注意事項

冨士松

はい、本文で使われる、ツールと言えば、電子契約サービスになってくるかな、と思います。
電子契約サービス有名なのは、クラウドサインかなあと思うんですけども、クラウドサイン以外の面白い、素晴らしいサービスがありますので、ぜひそちらの方、本日は二つ、ご紹介していきたいと思います。
一つ目はGMOサインです。
料金プランとしては税抜き価格で、月額8,800円という価格なので、クラウドサインだと月額10,000円のところが、8,800円で、かなりお安い価格になってるかな、と思います。
また現状、権限設定機能を、クラウドサインに利用しようと思うと、別料金がかかってしまいます。
ですが、GMOサインは、別料金がかからずに、権限設定機能が使うことができます。
いきなりこの権限設定機能がと、いうふうにお話ししたんですけども、これがあるとかなり便利だったりとか、電子契約サービスを法務だけではなくて、労務とか他部門とも、一緒に共有しながら使うことが、できるのかなと思います。
権限設定機能なんですけれども、ユーザーごとに、閲覧権限を設定することができますって、いうことでまこのAっていう契約書は、Aっていう人に見えるけれども、Bという人には、見えないっていう機能ですね。
例えばどういったところで活用できるかと言うと、給与情報が載ってる雇用契約書ですね、これは電子契約で締結した場合、閲覧範囲ってのは、労務担当者のみにしていきたいなって、思うんですけれども、権限設定機能を使うことで、労務担当者だけに見えるようにすることができます。
便利な機能を使うことで、法務だけではなく、その労務でも、電子契約サービスを利用することができます。
2つ目がNINJASINEというサービスですね。
他の電子契約サービスと比較して、社内書類のやり取りの部分が、すごく便利になってるサービスです。
契約書を締結する際に、法務部門に契約書レビューを行っていただくことになる、と思いますが、大体、事業部の窓口の方と、法務の担当ののやり取りが多い時では、10回とか、ラリーが続くことがあるかなと思います。
今現状を多くの場合がメールだったりとか、チャットツールを使って、やり取りをしてるかと思うんですけども、この契約書は何でこういう風に修正になったのかっていう、やりとりなどをのログを残すことが大切です。
今までであればメールボックスに、煩雑に残されがちだったりとか、管理ツールが別にあって、そこに入れ込む手間をかけながら完了したかな、と思うんですけれども、NINJASIGNでは、システムの中で、社内のやりとりを、記録を残すことができるような、サービスになってるので、契約書がなぜ修正されたのか、という経緯をスムーズに残すことができます。
ツールによってかなり特色が違ったりとか、料金プランのお得さが違ったりとかするので、選ぶ際には、色々見ていただくのがおすすめかな、と思います。

上田

実際に個人的にビジネスマンをしてて、サインをお願いしますと言われて、外から言われる案件は、だいたい今クラウドサインが多いですかね。

冨士松

だいたいはクラウドサイン多いですね。

上田

クラウドサインはクラウドサインで、マーケットシェアも高いし、いいサービスだけど、他にも価格面も含めていいやつが、ありますよってそういう話。

冨士松

そうですね。
自社の中で何を重要視するのかとか、何を効率化させたいかによって、ツールってのを選んでいただくのが良いかな、と思っています。

上田

これあの例えばこちらが主体になって、契約書のサインアップツールを使えば、こっちのデータベースに入ってきたもんですけれども

冨士松

はい

上田

同じように向こうが主体となって、契約書を推進して、例えばこちらがA社のツールを入れてやってるけど、B社のツールでサインを、うちの事業部長が求められて、うちの事業部長がB社のツールで、サインをしましたとなると、PDFが最後もらえると思いますが、それはどんな感じで管理したらいいですか?

冨士松

私が使ってたのは、Google Driveを利用してました。
契約書と証明書も、一緒にアップロードしてました。

上田

証明書ファイルというのが別にあるのですか。

冨士松

そうですね、電子契約を締結しました、という証明書が発行されるので、それも念のために保管しています。

上田

それは検索がgoogleドライブとかだと、若干しにくい事あるんですか。

冨士松

ただ、名前とかで、工夫することができるかなと思います。
多くの法務部門でされてると思うんですけども、締結した会社の名前で統一するとか、番号ですね、番号を振るとか、私はエクセルでやってたんですけれども、契約書リストを作って検索ができるようにしておく、とかそういったことは、やはりその手間がかかるかなと思います。

上田

今日時点ではEXCELやスプレッドシートで、管理している会社さんは多いと思うのですが、番号を振って、全部pdf化して電子化してる、会社が多いかというと、紙のままの会社もいいかなとは思うのですが、そのあたりをどう整理整頓するかと、その前半でお話してくれた、ラインナップツールを、オンライン化するっていうことの組み合わせとか、そこら辺、悩んじゃうと思うんですけれども、どうしたらいいですかね。

冨士松

確かに悩ましいと思います。
まず紙をPDF化するのは、どこまでやるねんっていう話もあって、私は結局その時に急ぎ行ったのは、生きてる契約書だけを取り急ぎ、PDF化するっていうことをやりました。
結局紙で締結したものと、自社の方で、電子契約サービスを発行しなかった場合は、GoogleDriveで保管をして、こちらが主導で契約を締結できた場合には、電子契約サービスで保管をするという形ですね。
それとまた別にやはりの、契約書リストていうのがあったほうが便利ですが、やっぱりちょっと更新の手間、とかがかかってしまうのは、ちょっと悩ましいところかなと思います。

上田

そうするとA社さんと契約した契約書を探すときに、Driveを探しつつ自社の方で契約したっけなってことで、自社のサインナップツールの中を、検索すればいいですか。

冨士松

もしくはその契約書管理ツール、台帳で、どこに保管したかまで記録しておけば、パッと出てくるかなと思います。

ツールの選び方

上田

続いてもうちょっとホーム全般で、そのお話を聞いて行きたいなと思うんですけれども、法務全般で、そもそものところに戻るかもしれないですが、リモートワークでやりづらい業務について、お話しいただいてもいいですか。

冨士松

管理部門のお仕事っていうのは、リモートワークでやりづらい、業務が少し発生しがちです。
法務でやりづらいなって思う業務は、契約書レビューのときに、フィードバックを当然行うんですけれども、ややこしい法的な説明とか、あとここはこういう温度感なんだけどなっ、ていうニュアンスとか、それを今まで対面で伝えてたんですけれども、それが対面で伝えられなくなったって、いうところですね。
ログを残しておくという意味では、そのフィードバックの内容をテキストに残して、メールなどで返事はするんですけれども、法務の専門家ではない、事業部の担当者に、テキストだけだと誤解を生んでしまうので、間違った意味でお客様に伝わってしまいます。
ですので従来は、対面で伝えてたところ、今リモートワークに代わって電話でしたりとか、あとはテレビ会議などで、伝えるようにしています。
そういったところは、ちょっとなかなかリモートワークだと言いづらいな、という風に感じる業務ですね。

上田

これまではリアルで面談してたのを、ZOOMとかで、解決するってことでしょうかね。

冨士松

そうですね、ただそのZOOMほどじゃないんだけど、みたいなちょっと微妙なところとかは電話で、「今電話いいですか」みたいな、「今電話いいですか」とかが、ちょっと面倒くさいな、とか思ったりはしますね。

上田

実際法務部門で、そのどれぐらいリモートワークが、実現するもんでしょうかね。

冨士松

法務部門は労務部門に比べて、比較的実現しやすいほうじゃないかなと思います。
先ほどの電子契約サービスで、押印業務がなくなれば、ほとんど出社する必要がなくなってきますし、対応するとすれば、たまに出てくる、お客様の方から、紙でやっぱりやってほしい、という大手さんだったりとか、そういうところの対応が、リモートではできなくなるって、それぐらいですかね

上田

大手さんも含めて契約書って、どれぐらい電子でどれぐらい普通の紙なんですか。
これはもちろん業界になると思いますけど。

冨士松

肌感にはなりますが、7割くらいは、電子契約サービスになってるんじゃないかな、と思います。

上田

じゃこの2年ですっかり様変わり。

冨士松

そうですね。
大手でも電子契約でいいですかって、いう企業さんも増えてきているので、かなり導入が進んでいる印象を受けています。

上田

逆に言えば東京とかITから遠くない業界で言えば、今から2倍3倍に伸びていくみたいな、マーケットじゃなくて、もうすでに7割8割は普及しちゃってるよ、っていうそういう感じてきてるということですか。

冨士松

そうですね

上田

結構ガイアックスとかでもそうなんですけども、これまでまあ契約書と、その契約書のサインアップとか、押印をするツールとして使ってたんですが、徐々にあるの取締役会の議事録とか、社内の稟議書的なものは、システムで処理するケースもあるんですけれども、クラウドサインみたいな、サインナップツールで契約書を、処理するとかっていうのも出てきてるかな、とは思います。
ただ登記に必要な情報に関して、まだ対応がめんどくさいということで、一部の登記に必要なあの取締役の就任とか、そういったものは、まだ紙やってるかなというところですね。
そういう意味では、まあ8割9割オンラインで仕事できるけど、やっぱり1〜2割ちょっと残っちゃってるなあ、というところでしょうかね。

冨士松

そうですね。
ガイアックスの法務部門の場合は、出社する日を決めて、その日に合わせて書類を提出してくださいね、ハンコの場合は、提出してくださいねっていう形で、そういうリモートワークのルールを決めてる、みたいですね。

上田

なるほど。わかりました。

冨士松

いいかがでしたでしょうか、ツールの話から、法務部門の業務のところまで、色々お話しさせていただきましたが、少しでもお役立ていただければ、と思っております。
最後まで視聴して頂きまして、ありがとうございます。

上田

ありがとうございました。

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