ペーパーレス化は最初に必要 – 管理部門でのリモートワーク~労務編~

こんにちは、ガイアックスの冨士松と申します。
本日は管理部門でのリモートワークで、労務編ということで、お話をしていきたいと思います。
労務は結構紙業務が多いので、なかなかリモートワーク化してくるとこは難しいなあ、っていう部門の一つかなと思いますが、上田さんとしてはその辺りは、どのようにお考えですか。

副業でスタートアップ大体10人ぐらいの会社で、管理部門の立ち上げをやってきました。
そのときにはシステムを入れたりとか、あと出来る限り、効率にやって行っていかないと、スタートアップやっぱり人が足りないのが、結構大変なので効率的にやっていけるように、仕組みづくりを工夫してやっています。

大きくは二つあるかなと考えています。
失礼しました。三つですね。
一つ目は紙がどうしても多いっていうところです。
過去の資料とか社員情報とかが、常に紙で保存されているので、それを一斉にpdf化するとかなりの労力かかるので、ちょっと億劫だなーっていうふうに、やっぱりなりがちですね。
二つ目が社員に声をかけられるって、言うことが多いポジションなので、やっぱり対面の方が声をかけやすいなとか、あのちょっとオフィス来てよとか、そういった社内のコミュニケーション、っていうところが関わってくるかなーと思います。

そうですねやはり、労務の業務自体が社員の生活に関わることに、手続きとかあの含まれてるので、どうしてもコミュニケーションだったりとか、声かけてもらうことが多いかなと思います。
3つ目はやはりハンコですね。
最大の敵と言うか、やはりその健康保険組合であったり、雇用保険の手続きとか、これにはどうしても、ハンコの業務が必要になってきてしまうので、そのハンコのためだけに出社をしているっていうことも、避けられない事実だったしています。

そうですねまず、そのシステム化していくことはすごく大事ですね

はい労務のお仕事であれば、労務管理システムっていうのが、関わってくるところかなと思います。
ただシステムにはAPI機能っていう、連携できる機能がついてるので、労務管理ツールと、勤怠管理ツールが連携していたりとか、あと労務管理ツールと、給与計算システムが連携していたりします。
連携のメリットなんですけれども、例えば新入社員が入ってきた時に、自動的に社員の情報が連携されるので、新入社員情報が給与担当の方に、伝え損ねたっていうことになり、給与の支払いが滞ってしまったなどの、トラブルを防ぐことができます。
システム同士の連携を活かすためには、労務管理のシステムを導入するときに、労務管理のシステムだけのことを考えるのではなく、給与管理のシステムのことであれば、給与担当の人に聞いたり、各部門の担当者と連携しながら、システムを選ぶことでいた、システムを効果的に使うことができます。
なのでその労務だからといって、労務管理システムのことだけを考えていれば、いいってわけではなくて、他の担当業務の人と、どのように連携をして、システムを入れていくかっていうところが、気をつけたいポイントかなという風に考えています。

そうですね、社員情報っていうのは、経理だったりとか、先程お伝えした給与担当の人とか、結構管理部門の中で、あの活用される情報なので、それをいかに効率的に、抜け漏れなく連携していく、バケツリレーのようにうまく連携している、っていうところがやはり良い、チームプレイができてる管理部門なのかな、とも思います。

そうですね多分、SmartHRだとか、ジョブカンとか様々なツールがあって、どれを選んだら、いいのだろうっていうところもあるかな、と思います。
大きくは機能と価格で、選定していくことになるかなと思います。
ただその機能といっても、様々な機能があるので、今日はちょっと二つほど、おすすめの機能を、ご紹介したいなと思います。
一つ目が先程お伝えしたAPI連携機能です。
A社一社で、労務管理システムをあの作ってるだけではなく、勤怠管理システムや給与管理システムなども、提供している場合は、同じ会社で提供しているサービス同士で、api連携されます。
また他にはA社の労務管理システムなのに、B社の給与計算システムと、連携していることもあります。なので、自社の他の管理部門の担当者が、何のシステムを利用しているのかを、リサーチした上で、情報の連携がスムーズに、できるようにしたいなーっていうところです。
これが一つ目です

二つ目が電子申請機能ですね、管理部門の仕事でリモートが、できない要因となっているのが、先ほどお伝えした通り、押印業務になってきますね。
電子申請は押印不要で、健康保険の手続きや、年金手続きをすることができます。
電子申請を利用するためには、一度の管轄の法務局に、電子申請の手続きをしに、行かなければならないのですが、もう一度行ってしまったら、ハンコなしで申請ができるようになります。
注意しておきたいのが、電子申請を受け付けてない、健康保険組合もあります。
なので利用する前に、加入している健康保険組合が、利用できかどうかも、確認しておく必要があるかなと思います。
ご紹介した機能は以上の二つです。

そうですね大体、多くの最近のその労務管理ツールは、多くの機能が、ほぼ同じような形になってきています。
なので価格とこの先ほどお伝えした、機能っていうとこ、差別化だったりするのかなと思います。

オフィスステーションさんは、行政手続きのところに、すごく注力されていて、いろんな申請ができるので、本当にそこを効率化させたいという意味では、オフィスステーションさんおすすめですね。

私がツールを選定する時は、5〜6社ぐらいの中から選定しましたね。
結果的に副業先が2社ぐらいあったので、SmartHRと、ジョブカンを使ったことがあります。

そうですね。同じぐらい、5〜6社位、比較していただくのがいいのかな、と思います。
そのデザインがすごく良くて、使い勝手がいい、いわゆるITツール、苦手なんですっていう方には、すごく使いやすいサービスもあれば、連携が1社内で収まっているので、スムーズにできるものもあれば、先ほどオフィスステーションさんのように、電子申請に関して、かなり力を入れてる企業さんとか、様々特徴があるので、その中から自社が何をニーズとしてあるのか、何の機能が必要なのかっていうのも、マッチするサービスを選んで頂いたら、いいのじゃないかなあと思います。

そうですね、私がやっていた、副業の会社でなんで労務の業務で、出社したかと言うと、健康保険組合が電子申請加入し、ハンコのためだけに出社してました。
それ以外はリモートで、仕事していましたね。

そうですね。
ちなみにあとはあれですか。前半にあった社員さんの、相談をあとはどうするかですかね。
そうですね。
そこはやはり仕事なので、声をかけられたら、出社せざる得ないなーっていうのは、ちょっとそこら辺を優しさが出てしまいますね。

やはりセンシティブなご相談とかの場合は、ZOOMじゃなくて、対面で話した方が、安心される場合もあるので、そこら辺はどうしても、先ほどの9割9分の残りのところとして、出てくるんじゃないかなと思います。

そうですね、オフィスの場所にこだわらずに、場所は会える方が、安心して話が、できるかもしれませんしね。

肌感ですけれども、やはり進んでない印象が強いですね。
一番ネックになってるのが予想ですけれども、紙の書類を電子化するのが、手間がかかるので、すぐにすることができない。
管理部門で暇そうに見えるんですけど、めちゃめちゃ忙しいので、そこに労力が割けない、っていうところがあるかなと思います。

おっしゃられる通りです。

そうですね。おっしゃられる通りで、スタートアップとかだったら、まだ10名しかか社員がいないので、すぐに紙を電子化することができたんですけれども、100名とか1000名とか、会社さんだとすぐに電子化していくのは、かなり労力がかかるんじゃないかな、と思います。

あまりタイミングは関係ないかなと思います。
どちらかと言うと労務の方が暇な時期、例えば春先とかは、保険の手続きとかなの、算定基礎届とかがあるので、その時はバタバタしてしまいますが、冬とか、冬もちょっと、年末調整入りますね。
落ち着いたらタイミングでやるのがいいのかな、と思います。

そうですね、やはりこれだけ、労務管理システムって、進化していってるのでそこを、是非活用して頂いて、本当に考えなきゃいけない、仕事とかに特化していたいとか、集中できるリモートワークという環境を、活用していくってことは、すごく大事だなあと思います。
本日は管理部門でのリモートワーク、労務編ということで、お伝えさせていただきましたが、参考になりましたでしょうか。
最後までご視聴いただきまして、ありがとうございます。