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リモートワークのためには、社内の自動化やペーパーレスが必要になります。そのために、どういうツールを導入してくべきか、その時の実体験についてお話しします。

冨士松瑶美

株式会社ガイアックス 経営管理部
ガイアックスに人事兼社長秘書として入社。2018年1月よりキャリア採用マネージャーと社長秘書を兼任するようになる。その後、当時グループ会社であったEDGE株式会社で新規事業立ち上げ、管理本部の立ち上げを行う。現在は、ティール組織の理論に基づいて開発された自立型組織支援ツール「Team Journey Supporter」の責任者を勤める。

上田祐司

株式会社ガイアックス 代表執行役
ガイアックスでは、「人と人をつなげる」をミッションに、ソーシャルメディアとシェアリングエコノミー事業を展開。また起業家が集うスタートアップスタジオという側面も持ち、社会課題を解決するための事業づくりサポート、投資を行う。シェアリングエコノミー協会代表理事。

公式サイト: https://www.gaiax.co.jp/
Twitter: @yujiyuji

冨士松

こんにちは、ガイアックスの冨士松と申します。
本日は管理部門でのリモートワークで、労務編ということで、お話をしていきたいと思います。
労務は結構紙業務が多いので、なかなかリモートワーク化してくるとこは難しいなあ、っていう部門の一つかなと思いますが、上田さんとしてはその辺りは、どのようにお考えですか。

上田

コロナもあって是非、リモートワークをしてくださいという、話をしても、結構、肝心要の労務の方がですね、ペーパーなので出社せざる得ないです、みたいな話しが結構あったりしてですね、労務の人、特に管理部の人を中心に、営業部門とかエンジニア部門は、結構リモートいけるのですけど、管理部門の方々、労務を始めとして、苦しんでいるなぁという気がしますね。
今日はこのあたり冨士松さんが、結構そういう管理部門のリモートワークに対応する、お仕事をされてきてるんですよね

冨士松

副業でスタートアップ大体10人ぐらいの会社で、管理部門の立ち上げをやってきました。
そのときにはシステムを入れたりとか、あと出来る限り、効率にやって行っていかないと、スタートアップやっぱり人が足りないのが、結構大変なので効率的にやっていけるように、仕組みづくりを工夫してやっています。

上田

ちなみにまず労務がリモートワークしづらいのって、何でしたっけ。

冨士松

大きくは二つあるかなと考えています。
失礼しました。三つですね。
一つ目は紙がどうしても多いっていうところです。
過去の資料とか社員情報とかが、常に紙で保存されているので、それを一斉にpdf化するとかなりの労力かかるので、ちょっと億劫だなーっていうふうに、やっぱりなりがちですね。
二つ目が社員に声をかけられるって、言うことが多いポジションなので、やっぱり対面の方が声をかけやすいなとか、あのちょっとオフィス来てよとか、そういった社内のコミュニケーション、っていうところが関わってくるかなーと思います。

上田

確かに労務の人って自分の個人情報を、わかってもらってるがゆえに、色々相談しやすいですよね。

冨士松

そうですねやはり、労務の業務自体が社員の生活に関わることに、手続きとかあの含まれてるので、どうしてもコミュニケーションだったりとか、声かけてもらうことが多いかなと思います。
3つ目はやはりハンコですね。
最大の敵と言うか、やはりその健康保険組合であったり、雇用保険の手続きとか、これにはどうしても、ハンコの業務が必要になってきてしまうので、そのハンコのためだけに出社をしているっていうことも、避けられない事実だったしています。

上田

なるほど、なんとなくそういう印象が、労務の世界でありそうだなと私も感じています。
早速ですけど、リモートワークをしていくためには、やはりシステムとかツールの導入が、重要という感じで合ってるんですかね。

冨士松

そうですねまず、そのシステム化していくことはすごく大事ですね

システム導入の注意事項

上田

システム導入においての注意事項は、そもそもどういうことか、注意してあるのかなっていうのは、少しお話聞かせていいですか。

冨士松

はい労務のお仕事であれば、労務管理システムっていうのが、関わってくるところかなと思います。
ただシステムにはAPI機能っていう、連携できる機能がついてるので、労務管理ツールと、勤怠管理ツールが連携していたりとか、あと労務管理ツールと、給与計算システムが連携していたりします。
連携のメリットなんですけれども、例えば新入社員が入ってきた時に、自動的に社員の情報が連携されるので、新入社員情報が給与担当の方に、伝え損ねたっていうことになり、給与の支払いが滞ってしまったなどの、トラブルを防ぐことができます。
システム同士の連携を活かすためには、労務管理のシステムを導入するときに、労務管理のシステムだけのことを考えるのではなく、給与管理のシステムのことであれば、給与担当の人に聞いたり、各部門の担当者と連携しながら、システムを選ぶことでいた、システムを効果的に使うことができます。
なのでその労務だからといって、労務管理システムのことだけを考えていれば、いいってわけではなくて、他の担当業務の人と、どのように連携をして、システムを入れていくかっていうところが、気をつけたいポイントかなという風に考えています。

上田

なるほど、確かにそうですね。
実際いろんな管理部門の中でも、結構的多岐な部門と関わりを持つ部署かな、という気がするので、そういう連携のこと、意識する必要あるんでしょうね。

冨士松

そうですね、社員情報っていうのは、経理だったりとか、先程お伝えした給与担当の人とか、結構管理部門の中で、あの活用される情報なので、それをいかに効率的に、抜け漏れなく連携していく、バケツリレーのようにうまく連携している、っていうところがやはり良い、チームプレイができてる管理部門なのかな、とも思います。

ツールの選び方

上田

じゃあそういう注意を守りつつ、具体的にちょっとツールを選ぶなったら、どんな感じですかね。

冨士松

そうですね多分、SmartHRだとか、ジョブカンとか様々なツールがあって、どれを選んだら、いいのだろうっていうところもあるかな、と思います。
大きくは機能と価格で、選定していくことになるかなと思います。
ただその機能といっても、様々な機能があるので、今日はちょっと二つほど、おすすめの機能を、ご紹介したいなと思います。
一つ目が先程お伝えしたAPI連携機能です。
A社一社で、労務管理システムをあの作ってるだけではなく、勤怠管理システムや給与管理システムなども、提供している場合は、同じ会社で提供しているサービス同士で、api連携されます。
また他にはA社の労務管理システムなのに、B社の給与計算システムと、連携していることもあります。なので、自社の他の管理部門の担当者が、何のシステムを利用しているのかを、リサーチした上で、情報の連携がスムーズに、できるようにしたいなーっていうところです。
これが一つ目です

上田

なるほど。

冨士松

二つ目が電子申請機能ですね、管理部門の仕事でリモートが、できない要因となっているのが、先ほどお伝えした通り、押印業務になってきますね。
電子申請は押印不要で、健康保険の手続きや、年金手続きをすることができます。
電子申請を利用するためには、一度の管轄の法務局に、電子申請の手続きをしに、行かなければならないのですが、もう一度行ってしまったら、ハンコなしで申請ができるようになります。
注意しておきたいのが、電子申請を受け付けてない、健康保険組合もあります。
なので利用する前に、加入している健康保険組合が、利用できかどうかも、確認しておく必要があるかなと思います。
ご紹介した機能は以上の二つです。

上田

そういう2つを意識した上で、商品選定が必要ということですよね

冨士松

そうですね大体、多くの最近のその労務管理ツールは、多くの機能が、ほぼ同じような形になってきています。
なので価格とこの先ほどお伝えした、機能っていうとこ、差別化だったりするのかなと思います。

上田

なるほど。ちなみに、あの私も先日、あのオフィスステーションの、お話をお伺いしたんですけども、気がつけばその電子申請対応してる、文書数がめちゃくちゃ多くて、数十個ですかね、いろいろ対応になってんすよ、って言ってて時代も、少しずつ変わりつつあるんだなー、っていうことを感じた覚えがあるなぁと気がしますね。

冨士松

オフィスステーションさんは、行政手続きのところに、すごく注力されていて、いろんな申請ができるので、本当にそこを効率化させたいという意味では、オフィスステーションさんおすすめですね。

上田

ちなみにその冨士松さんの方で、何社ぐらいにツールは、見られたりしてたんですか

冨士松

私がツールを選定する時は、5〜6社ぐらいの中から選定しましたね。
結果的に副業先が2社ぐらいあったので、SmartHRと、ジョブカンを使ったことがあります。

上田

ちなみに今労務導入しようかな、と思ってる方々は、何社ぐらい見るとよろしいでしょうかね。

冨士松

そうですね。同じぐらい、5〜6社位、比較していただくのがいいのかな、と思います。
そのデザインがすごく良くて、使い勝手がいい、いわゆるITツール、苦手なんですっていう方には、すごく使いやすいサービスもあれば、連携が1社内で収まっているので、スムーズにできるものもあれば、先ほどオフィスステーションさんのように、電子申請に関して、かなり力を入れてる企業さんとか、様々特徴があるので、その中から自社が何をニーズとしてあるのか、何の機能が必要なのかっていうのも、マッチするサービスを選んで頂いたら、いいのじゃないかなあと思います。

上田

本題に戻るのですけれども、そういったシステムとかツールを導入すると、本当に労務部門の人々っていうのは、リモートワークができるもんなんですか。
そうですね、先ほどお伝えした、押印作業で健康保険組合が、電子申請を加入してるところであれば、ほぼ9割9分リモートは可能だと思います。
じゃあこれまで労務言うと、なんとなく会社に行って、書類に囲まれてるという印象があったんですが、ツールを入れてちゃんとシステム化すれば、本当にリモートで、仕事ができちゃっていうことなんですね。

冨士松

そうですね、私がやっていた、副業の会社でなんで労務の業務で、出社したかと言うと、健康保険組合が電子申請加入し、ハンコのためだけに出社してました。
それ以外はリモートで、仕事していましたね。

上田

実際労務の仕事をしながらも、会社に行かずに済んだということですね。

冨士松

そうですね。
ちなみにあとはあれですか。前半にあった社員さんの、相談をあとはどうするかですかね。
そうですね。
そこはやはり仕事なので、声をかけられたら、出社せざる得ないなーっていうのは、ちょっとそこら辺を優しさが出てしまいますね。

上田

でもZOOMでやるのも一つだけど、会ってしゃべったりもあるのかなみたいな。

冨士松

やはりセンシティブなご相談とかの場合は、ZOOMじゃなくて、対面で話した方が、安心される場合もあるので、そこら辺はどうしても、先ほどの9割9分の残りのところとして、出てくるんじゃないかなと思います。

上田

でも本当にランチだけだったらね、あのお住まいの家と家の間で、わざわざオフィス行かなくても、もしかしたら品川駅で集合しましょうみたいな、そういうのもできるかもしれないですね。

冨士松

そうですね、オフィスの場所にこだわらずに、場所は会える方が、安心して話が、できるかもしれませんしね。

上田

冨士松さんが見られていて、世の中の会社ってどれぐらい、労務部門のリモートワークって、進んでいるものなんでしょうか。

冨士松

肌感ですけれども、やはり進んでない印象が強いですね。
一番ネックになってるのが予想ですけれども、紙の書類を電子化するのが、手間がかかるので、すぐにすることができない。
管理部門で暇そうに見えるんですけど、めちゃめちゃ忙しいので、そこに労力が割けない、っていうところがあるかなと思います。

上田

移行してからは全部皆さん、オンラインで入力していただくけれども、移行する前の情報がオフィスにあって、それを参照する必要があるから、そのデータ化しとかないと、会社に行かざるを得ないんだ、そんな話ですか。

冨士松

おっしゃられる通りです。

上田

例えば今日会社作りますって言うんだったら、本当に全部最初から最後まで、みんながオンラインだからすごく楽だけど、今日まで紙でやってましたっていう会社が、どうしたものかっていうことですか。

冨士松

そうですね。おっしゃられる通りで、スタートアップとかだったら、まだ10名しかか社員がいないので、すぐに紙を電子化することができたんですけれども、100名とか1000名とか、会社さんだとすぐに電子化していくのは、かなり労力がかかるんじゃないかな、と思います。

上田

電子化するおすすめのタイミングとか、あるんですか。1月1日とか。
会社の期末のタイミングがいいとか。

冨士松

あまりタイミングは関係ないかなと思います。
どちらかと言うと労務の方が暇な時期、例えば春先とかは、保険の手続きとかなの、算定基礎届とかがあるので、その時はバタバタしてしまいますが、冬とか、冬もちょっと、年末調整入りますね。
落ち着いたらタイミングでやるのがいいのかな、と思います。

上田

なるほど。わかりました。
なんかの是非このご時世、リモートワークっていう、便利な働き方があるので、いろんな会社がどんどん、そういうソフトウェアとか、ツールを使って、リモートワークが進んでいくといいな、とは思いますがね。

冨士松

そうですね、やはりこれだけ、労務管理システムって、進化していってるのでそこを、是非活用して頂いて、本当に考えなきゃいけない、仕事とかに特化していたいとか、集中できるリモートワークという環境を、活用していくってことは、すごく大事だなあと思います。
本日は管理部門でのリモートワーク、労務編ということで、お伝えさせていただきましたが、参考になりましたでしょうか。
最後までご視聴いただきまして、ありがとうございます。

上田

ありがとうございました。

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