営業職に「テレワーク」は適しているか?

最近、オフィス以外の場所でIT機器を使って仕事をする「テレワーク」という働き方を導入する企業が増えてきました。
「テレワーク」にはどのような職種が向いているのか、今回は営業職に焦点を当てて考えます。

「テレワーク」を始めるまでに準備すること
まず、「テレワーク」を始めるにあたり準備することを考えてみます。

【情報通信環境・機器を検討する】
・インターネット通信環境
メールのやり取りやさまざまなツールを使う上で、インターネットが使える環境であることはテレワークにとって必須条件となります。
自宅で仕事を行う場合には、自宅の通信環境を使うことが一般的ですが、自宅以外のインターネット環境を使う場合には、情報漏えいなどのリスクも考えられます。
特に、営業職の方はアポイントの合間に空き時間ができやすく、その時間で仕事を進めることができるのもテレワークのメリットと言えます。
カフェなどの共用インターネット環境を使う場合のルールを、企業側で決めておく必要があります。

・情報通信機器
営業職の方は、ノートパソコンを持ち運ぶ機会が多いと思いますので、持ち運びやすい機種を選びます。
また、カフェやコワーキングスペースなどで仕事をする際、「覗き見防止シート」を貼るなど対策をすると、覗き見をされずにすみます。
テレワークに用いる機器は、パソコンだけに限りません。タブレット端末であれば、重さも軽減できますし、さっと取り出して操作することも可能です。
また、営業職であれば電話を使用する頻度も多くなります。電話についても、会社から貸与されたものを使用するのか、私物を使って会社へ料金請求するのかなど、運用ルールを定めます。
情報通信機器は、さまざまな機種やデバイスがありますので、営業職が使いやすいものを見極め、採用することが重要です。

・データの扱い
営業職であれば、パソコンや電話に顧客情報を保存していることがほとんどだと思います。
電話であれば、電話帳の登録ルールを設ける、パソコンであればテレワークの際にはパソコン機器にデータを残さないようにするなど、個人情報の漏えいリスクを考慮してルールを検討します。

【コミュニケーションのスタイルやツールを選定する】
テレワークであれば、メール・電話でのやり取りの他に、複数人と同時にコミュニケーションを取ることも可能です。
どのようなツールがあるのかご紹介します。

・会議を行う場合
会議を行う場合、メンバー同士で時間を合わせてテレビ会議ツールを使えば、違う場所にいても顔を見ながらコミュニケーションを取ることができます。
テレビ会議ツールで代表的なものとしては、
Googleハングアウト　 https://hangouts.google.com/
Skype　　　　　　　 https://www.skype.com/ja/
コミュニクラウド　 https://communicloud.co.jp/

などが挙げられます。

・ドキュメントをやり取りする場合
営業職であれば、日報作成や営業成績の入力、プレゼン資料の編集など、ドキュメント作成業務も仕事の範囲となります。
そのような場合には、「Googleドキュメント」を使えば、Word・Excel・PowerPointをメンバーと共有することができます。
「Googleドキュメント」はインターネットに接続して使うことで、編集すると同時に保存もされ、メンバーと同時編集することも可能です。
また、パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンでも操作可能です。

【評価体制はどのようにすればよいか】
日々の仕事の評価については、営業職は成果を数字で提示しやすいため、この点ではテレワークに適していると言えます。
しかし、プロセスをマネジメントする管理職の視点で考えると、日報を運用したりコミュニケーションを取って、成果を示していく必要があります。

【管理職に求められること】
管理職は、メンバーが直接顔を合わせず、違う場所で仕事が完結してしまうとどのようにマネジメントしていいのか分からない、と不安になる方もいらっしゃると思います。
また、勤務時間を管理する上でもスケジュールや在席状況の「見える化」は必要です。

Webスケジュールを共有する・各々の機器にWebカメラを付ける・業務開始時間と終了時間を上司に報告するなどの管理方法を検討し、「どのような予定で動いているか」、「実際に業務しているか」を管理します。
きちんと仕事をしているかどうかだけではなく、「働きすぎていないか」を見ることもマネジメントには求められます。部下に過度な負荷がかかっていないかどうか、チェックをすることも必要です。

【まとめ】
客先に直行し、訪問先から直帰する。また、アポイントの合間の時間に自分一人で進められる仕事をこなす。
このように時間を有効に使うことができる点は、営業職がテレワークに向いている職種と言えるポイントです。
しかし、テレワークで仕事を進めていくということは、自分一人、もしくは客先に同行するメンバー以外の人とは顔を合わせないことにもなります。
トラブルが起きた時の対処やモチベーションを管理するためには、自分から上司にコミュニケーションを取っていける人がテレワークに向いています。
テレワークを上手く運用するために、メンバーがどのようなことを心得ておけばいいのか事前に教育することも必要です。

無料クラウド型グループウェアiQube　http://www.iqube.net/
プロジェクト管理・工数管理 InnoPM(イノピーエム)　http://www.innopm.com/