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ツール活用がカギ テレワークにおける業務管理の具体的事例

在宅勤務などのテレワークにおける、マネジメントに関わるデメリットとして、従業員とコミュニケーションが取りにくくなることや、業務の進捗状況の把握や情報共有の難しさがあげられます。
管理者側にとっては、どのような方法で従業員とコミュニケーションをとるか、進捗管理や情報・データの共有をどう行うかというのは、業務プロセスをそれまでと変わりなく、あるいはそれ以上に遂行するうえでとても重要な課題です。

上記のような課題に対し、管理者側は、テレワークにおける業務のマネジメントをどのように行うべきか。また、テレワークを導入、実践している企業ではどのような取り組みが行われているのか。今回は、テレワーク導入企業の実例から業務管理の具体的な方法についてご紹介します。

【メールを利用した報告ルールを制定 株式会社マンダム】
マンダムが物理的に離れた状態でも、業務の状態を把握するために行ったのは、メールを利用した進捗管理方法です。
具体的には、上司やチームメンバーに対し、始業時にはその日行う業務の予定やタイムスケジュール、終業時には進捗方法などをメールで送るという運用ルールを定めました。

これにより、マネジメント側は業務の進捗状況を把握しやすくなり、遠隔でのマネジメントに対する不安が軽減されたそうです。
このメールによる管理や報告方法は、テレワークを導入する企業において広く活用されています。

【スケジュールや在席状況をオンラインで公開 日本マイクロソフト株式会社】
マイクロソフトは、日本国内であればどこでも、週に何日(最大5日間)でも、事前申請なしでテレワークが行えるなど、日本でもっともテレワークの導入が進んでいる企業のひとつです。

その自由度の高いテレワークの実施をサポートしているのが、ツールを活用した業務プロセスの管理です。
スケジュールや在席状況をオンラインで常時公開することで、従業員のリアルタイムの状況を「見える化」しています。また、Web会議サービスを常時起動しておくなどで、コミュニケーションを取りやすいよう工夫されています。

【グループウェアで業務の可視化 株式会社キャリア・マム】
株式会社キャリア・マムは、2000年の設立当初よりテレワークを導入しており、平成27年度のテレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰の「特別奨励賞」を受賞するなど、中小企業のテレワークの代表例として知られています。

キャリア・マムの業務プロセス管理において中核を成しているが、グループウェアです。
グループウェアとは、ネットワークを利用して組織内の情報を共有し、コミュニケーションを取ることができるツールです。

このグループウェアを利用してスケジュールの共有、タイムカードや日報の管理、各種申請および承認を行っています。外出先や携帯電話でも確認が可能で、いつでも情報共有ができます。
グループウェアを利用すると、従業員の情報や業務に関する情報など業務プロセスがまとめて可視化されます。それにより相手のスケジュールを聞く手間が省けたり、ファイル共有が容易にできたりと、テレワークにおけるマネジメントの負担を軽減できます。

【バーチャルオフィスで従業員の動静を確認 テレワークマネジメント株式会社】
テレワークマネジメント株式会社は、テレワーク導入専門のコンサルタント会社として、自らがロールモデルとなるべく2008年の設立時からテレワークを実施しています。

同社が活用しているのは、バーチャルオフィスです。
社員がバーチャルオフィスにログインすると、パソコン上の仮想オフィスにアバターとして現れ「出社」します。全社員の動きがひと目で分かるだけでなく、チャット機能やテレビ会議機能、資料を共有する機能もあるので、同じ空間で働いているような感覚で在宅勤務を行えます。

また、クラウド上の在席システムを自社開発し、「在席中」のデスクトップ画面のキャプチャを定期的に自動取得して管理者側に送信するなどのマネジメントを行っています。

まとめ
具体例としてあげた企業のほとんどが、テレワークにおける業務管理の問題に対して、メールをはじめとしてさまざまなツールを活用していることが分かります。また、実際は上記の企業のほとんどが、複数のツールを併用しています。
テレビ会議ツールやグループウェアやチャットツール、クラウドストレージツール、タスク管理ツールなど、テレワークの業務改善に役立つツールやサービスが多数存在しています。

ツールをうまく活用することで、テレワークにおいても業務上のコミュニケーションや情報共有がスムーズに行われ、業務効率を上げることができるようです。

参考URL
厚生労働省「平成27年度 テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰〜輝くテレワーク賞〜事例集」
http://kagayakutelework.jp/pdf/telework_jirei_2015.pdf

総務省「テレワーク導入支援 事例集 平成27年度テレワークの普及促進に向けた調査研究に係る請負」
http://www.soumu.go.jp/main_content/000426476.pdf

マイクロソフトHP
https://news.microsoft.com/ja-jp/2016/05/06/160506-workstyle/#sm.0014dai0euf5eae11js2bh3i8bggb#BmE33uUzzFfCI4Wl.97

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