RPAを活用して省力化を – RPAの選定や導入の仕方

はい、よろしくおねがいします。
今ご紹介預かりました、株式会社アクロリアの代表の北村と申します。
弊社はなんですけれども、今の事業としては、ご紹介いただいた、サービスのoctpathというツールと、あとRPAの導入支援だったりとか、計画の部分のお手伝いだったりとか、そういったものを提案提供をしております。
octpathについて、軽くご説明させていただくんですが、octpathは自社サービスとして提供していて、端的に言うと法人向けのクラウド型、プロセスマネジメントツール、という形でご紹介をしております。
もう少し具体的に言うとですね、定型業務に特化したプロセス、マネジメントツールとなっていて、よく定型業務で言うと、あの作業のフローが決まっていたりとか、担当者とか業務の流れ、というものが決定しているものについて、簡単にマネジメントできて、業務フローを構築しながら管理できる、といったものになっています。
ある程度の性質若干に似てる部分は、あったりするんですが、基本的に複数人で対応していくような、例でいうと入社対応ですとか、総務とか経理とか、バックオフィスで対応するような、業務に特化して、マネジメントできるようなものになっています。

いくつかあるのですが、今挙げたバックオフィス系の部署さん、総務部、経理、人事とか、そういう所ってこう、割と定型業務って呼ばれるような流れが、決まった業務を抱えていることが多いので、そういったところで、導入いただくことが多いですね。

ありがとうございます、おっしゃられる通りで、具体的な業務でいうと、入退社対応、先程申し上げたのと同じですけど、入退社対応ですとか備品の、発注とか購買のプロセスであったりとか、もっとこう、IT部門とか対応する、PC手配だったりとか、そういった社内で申請が上がってきて、いろんな部署と連携しながら準備、手配を進めていくような業務に、特化して、管理しやすくなっている形です

RPA自体にも、簡単にと口頭でお伝えできれば、と思うんですけれどもRPAが、何かっていうところで言うと、基本的には業務の自動化ツールっていうのが、すごく端的な説明という所になります。
もう少しちゃんとお伝えすると、定型業務は対象になるんですけれども、人で作業しているもので、営業の方が何か受注した時に、決まったフォーマットに手入力をして、何々っていうサービスに登録をして、どこどことかに連絡するみたいなある程度、繰り返し発生して、かつ、手作業でやってるような業務ってものを、対象に人手の作業をソフトウェアに覚えさせて、そういうことを自動で実行する、と言ったコンセプトのツールになっていますね。
それを広くRPAって言われていて、ある程度カテゴリの中でも、いろんな会社さんが、いろんなサービスを出していても、それぞれ特性とか特徴が、違ったようなものになっています。

そうですね。私も、かれこれ２〜３年、RPA界隈で、お仕事してたりするんですけれども、だいぶRPAっていう単語だけ出しても、通じることが多くなってきたかな、っていう印象はありますね。
スタートアップとか、ベンチャー界隈だけじゃなくても、割と大手の会社さんとか、RPAって言った時に、「あれね」っていう風に伝わる印象ありますね。

そうですね。補足しておくと、RPA自体が大企業だったり、組織体のでっかいところの方が、フィットするケースが多かったりして、それも背景としてあったりすると思いますね。

まさにおっしゃる通りで、RPAの導入目的で、一番主となっているところって、費用対効果の改善みたいな、業務効率の改善みたいなところが、テーマになることが多いんですけれども、やはり大企業の方が、割と定型的な業務を、たくさん抱えていらっしゃったりとか、あとご定型業務自体のプロセスが比較的長い、って言うんですかね、この作業をするのにもいろんな、部署の方が関わってとか、そういうケースが多いので割と、この人手の作業を自動化していくと、効果出やすいって言うので注目されているのは、背景にあると思います。

そうですね現場レベルだと、意外にそういった抵抗がある、ということは少なくて、一般論では、そういったことあるんじゃないかっていうのは、言われていたんですが、私がお手伝いしてる範囲では、あまり感じることは少ないですね。
て言うのも実態として蓋開けてみると、現場の方も業務で溢れていて、忙しすぎる。やっぱりこうでも楽にして、頭使う業務だったりとか、業務改善というところに、時間を使いたいケースが多くても、それもあって、単純作業を自動化できるんであれば、是非前向きに取り組みたいですっていうような、ケースの方が多い印象ではありますね。

そうですねそうですね、その役割を担えているんじゃないかな、と思ってますね。

RPA導入の手間に関しては、いくつかポイントがあるかな、と思っておりまして、一個はですね、対象業務の選定ですね。
一体何をを業務として自動化したら良いのかいうところを、どう考えていくのか、すごいポイントになるかなと思っています。
対象業務を選定する上で重要になるのが、どれだけの費用対効果が、本当に出るのか、っていうところを見極める、っていうのが大切なんですけれども、それをするためには、現状の業務をきっちりと把握して行ったりとか、そんな中どこがどう実際に、ロボット・RPAを使って置き換えていけるのかとか、そこを見極められるかっていうのが、まず一番重要なポイントになりますね。
続けてちょっと話をしてしまうと、もう一点、それを知った上で次のポイントになるのが、導入するときのどのツールを使うのか、っていうところも選定の手間っていうのは、やはりありますね。これも本当にですね、RPAツールって世に色々出回っていたりするので、特徴がそれぞれ違うんですね。
例えば、webの操作に強いものであったりとか、windowsの操作に強いものであったりとか、操作が簡単なのであったりとか、打ち出している特徴とか内容が違うので、そこに関しては特徴を理解するっていうのも、一個、手前になりますし、きっちり選択っていうところが、大変な部分かな、という風に思っております。
あと三つ目をあげておくと、RPA使うっていう時に、操作ですね、設定をしなければ、ならないことが多いんですね。
先程申し上げた選定の部分と、理由としては来るんですけれども、RPAによって作り方だとか、ソフトウェアに業務を覚えさせて、自動で実行させるかっていうところは、だいぶ特徴が異なるので、RPAの使い方を覚えたり、設定を教えてあげなければいうところは、手間につながるかな、という風に思っております。

はい、おっしゃる通りで、それも使うソフトウェアとか、サービスによって差異はあるかな、っていうふうに思っています。
個人的な感覚でいくと、結構自由度の高い設定とかをしようと思うと、それなりのリテラシーは、求められるケースが多いのではないかな、と思いますね。
これもイメージしますけど、EXCELの操作は苦手ですとみたいなくらいの、リテラシー感だったりすると、ちょっととっつきづらい部分があるかな、っていうふうには思いますね。
逆の部分に言えば、プログラムとかコーディングとか、ガンガンしなければいけないのではないので、テクニカルなものを、たくさん覚えなきゃいけないかと、言うとそこまでではないっていうのが、RPAのレベル感というか、リテラシー感とうかなりますね。

そうですね、それも、本当にケースバイケースにはなるんですけれども、やはりポイントとしては、業務が定型化できるかどうか、ロボットって定性的な判断とか、なかなかしづらかったりするので、ある程度決まりきった手順になっているか、それをロボットに操作させられるか、っていうところがポイントになるかな。
抽象的な回答になってしまうのだけれども、そういったところはありますね。

これもいくつかお伝えできれば、と思うんですけれども、まずですね、業務選定ですね、どの業務をRPA化するかって、いう部分においては、先ほども申し上げた通りは、定型的な業務として、取り扱えるかかどうか、流れや操作が決まってるかってところが、一つ大きなポイントで、且つですね、費用対効果を、つまりrpa化した時に、より大きなコスト削減だったりとか、効率化を目指すという観点で言うと、発生頻度が多いかどうかってところ、がすごく重要なポイントになっています。
基本的には発生頻度とその作業にかかる時間ですね、そこに人件費などをかけながら、元のコストを算出したりするんですが、またそれがRPAに置き換わる、自動化された時にどれだけコスト削減か、ちゃんと正しく算出して、対象業務を見極めていくってところが、すごい大事な一個のポイントかな、という風に思っています。
他の所でいきますと、もう一個が業務の再設計ですね、よくRPAを導入する時に、業務を自動化していく形にはなるんですけれども、今やっている業務を単純に、そのままロボットに置き換えても、なかなか費用対効果は、出づらかったりするケースがあって、今の業務を何のためにやっているかとか、何か改めて今こういう風に作業しているけれども、無駄なところってあるんじゃないかみたいな、そういった部分をちゃんと見極めていって、業務整理を一度する、今ある業務をもうちゃんと開いて、「こういう風にやっているね」って、「目的は何だね」、それからもう1回、整理してロボットに置き換えるとしても、「ここをこういう風にしたい」とか、「この部分は不要だから」、削ったりとか、そういった対応しながら最適化して、そこをロボットに置き換えていくみたいな、業務整理とか業務の見直しを挟んでから、RPAするとより大きな費用対効果を、得られるかということですね。
で、あとですね、RPAの選定自体のポイントでいくと、いくつかあるのですが、やはり一個はレベル感ですね。
そのロボットを作る時の難易度って、ところがポイントになるっていうところと、あと操作する対象の特性も、具体的に言うと、例えばブラウザベースでの操作が多いのかとか、windowsのソフトウェア、例えばEXCELとか、WordとかOutlookとか、そういったものを使うことが多いのかとか、それ操作するソフトウェアだったり、どういう環境でロボットを、実行したいのかっていうところも、ロボの剪定のポイントって、意味では大事な部分になってくるかな、という風に思っています。
後続けて、最後もう一個だけ、あげさせていただくとすると、やはり一回ロボットに置き換えて、自動化できた後も、定期的なメンテナンスって、言うんですかね、ロボットまかせにしてしまうと、そこ業務がブラックボックス化して、何でやってるんだっけとか、もっと効率化できるんじゃないか見たいな所、結構ないがしろにしてしまいがちでは、あるんですけれども、自動化した後も、きちんと棚卸したりとか、定期的にモリタリングをしてその後、もっと効率化できないかとか、業務を辞めてしまっても、いいんじゃないかみたいなところから、本質的に立ち返って、業務の見直しをしてくっていうところが、すごく大事な部分になるか、という風に思っています。

これはケースバイケースとなるのですが、大きいと、感覚値ですが、8割とか業務時間自体を削減できたり、特に、表現はあれですけど、単価が高いメンバーが対応してような業務だと、結構コスト的な絶対的なインパクトも、大きく出たりするケースではあります。

それは大きい部分だと思います。

そうですよね、おっしゃる通り、その業務の見極めとか、再設計みたいなところがRPAを導入する中で、一番難しいところと正直、僕も感じていて、ただ決まった業務をロボット化してくって、部分はまさに大変ではないじゃないかと、個人的には思っていますね。
そもそもどの業務でやるのかとか、本来あるべき業務ってどういう形なんだろうを、ゼロから考え直すって部分が割と、難易度が高いし、重要な部分になるかなと、思いますね。

こちらこそありがとうございます。
楽しかったです。