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テレワークを実施している社員の労働時間管理ツール5選

働き方改革の一環として、また、2020年に開催される東京オリンピック時の混雑緩和に向け、政府が毎年7月24日を「テレワーク・デイ」と定めるなど、今後ますますの注目が予想されるテレワーク。 在宅勤務といったテレワークにおいては、上記のような通勤時の混雑緩和などのメリットがある一方、導入にあたり乗り越えなければならない課題も多く存在します。 そのひとつが、在宅勤務時などで会社と離れた場所で働く勤務者の業務時間の管理をどのようにして行うべきかという問題です。 在宅勤をはじめとするリモートワークでは、カードリーダーでの出社退社の記録や、作業中の様子を実際に確認することは困難です。 そのため、管理者は「本当に作業しているのだろうか」「いつどのくらいの時間作業しているのだろうか」といった疑問を持ちやすくなります。勤務者側としても「成果がきちんと伝わっているかどうか」が分かりません。 そこで今回は、勤務時間の管理に役立つツールを5つご紹介します。 【今いるかどうか、をリアルタイムに管理 在席管理ツール F-Chair+(エフチェアプラス)】 デスクトップの「着席」と「退席」ボタンをクリックするだけというシンプルさで、リアルタイムの在席状況を把握することができます。 細切れの勤務時間も自動で集計してくれます。 また、一定時間毎に画面キャプチャを自動的に撮影するので、在宅勤務者がどんな仕事をしているかを確認することができます。 勤務者は自宅ながらも、ほどよい緊張感をもって仕事に取り組むことができます。 【オフィス勤務者との差異を解消デジタルオフィスRemotty(リモティ)】 チャット機能やリモートワークのために作られたバーチャルオフィスツールです。 オフィス勤務者と在宅勤務者が一体感をもって作業することができます。 ログイン、ログアウトで勤務時間の管理といった使い方ができます。 ライブカメラが数分間隔で写真を自動的に撮影するので、お互いの勤務状況を把握することができます。 また、デジタルオフィスとして、タスクの管理なども行えます。 【多様な打刻方法が選べる勤怠管理システム ジョブカン】 勤怠管理に特化したシステムで、ICカード打刻や、リモートワークに最適なモバイルGPS打刻といった様々な打刻方法が用意されています。 勤務中なのか休憩中なのかがリアルタイムで分かる機能も装備しています。 休暇や残業申請の管理ができるのは、勤怠管理システムならではといえます。 【タスクをタイマーで計測TimeCrowd(タイムクラウド)】 タイマー機能がついており、タスク登録後、スタートボタンを押すと時間がカウントされます。それにより、「どんな仕事がどのくらいの時間」で作業されているか確認することができるツールです。 また、各メンバーの一週間毎の稼働状況を一覧で見ることができます。 勤怠管理やタスクの進捗管理ツールとしてはもちろん、作業者の得手不得手を客観的に判断するための材料としても利用できます。 【プロジェクト管理・工数管理InnoPM】 勤怠管理ツールとプロジェクト管理ツールの機能を備えており、プロジェクトのガントチャート機能もあります。 特に、システム開発系の企業が、工数管理、プロジェクト管理を行う際に必要な機能はもちろん、業務改善に使えるレポートも豊富にあります。 従業員との面談では、InnoPMを使いながらという場面が多くなるでしょう。 まとめ 今回は、在宅勤務者の稼働状況の把握や、時間管理の助けになるような機能を持つツールをご紹介しました。 様々なツールが登場しているので、自社において必要な機能と必要でない機能を見極めることが大切です。 参考URL 総務省HP「2020年に向けたテレワーク国民運動プロジェクト - テレワーク・デイ参加企業の募集 -」:http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01ryutsu02_02000171.html ボクシルマガジン「リモートワークや在宅勤務の課題・問題点を解決してくれるツール14」選:https://boxil.jp/others/a82#82-3 リモートワークラボ「リモートワークとツール」 :http://www.remotework-labo.jp/2016/12/tools/

営業職に「テレワーク」は適しているか?

最近、オフィス以外の場所でIT機器を使って仕事をする「テレワーク」という働き方を導入する企業が増えてきました。 「テレワーク」にはどのような職種が向いているのか、今回は営業職に焦点を当てて考えます。 「テレワーク」を始めるまでに準備すること まず、「テレワーク」を始めるにあたり準備することを考えてみます。 【情報通信環境・機器を検討する】 ・インターネット通信環境 メールのやり取りやさまざまなツールを使う上で、インターネットが使える環境であることはテレワークにとって必須条件となります。 自宅で仕事を行う場合には、自宅の通信環境を使うことが一般的ですが、自宅以外のインターネット環境を使う場合には、情報漏えいなどのリスクも考えられます。 特に、営業職の方はアポイントの合間に空き時間ができやすく、その時間で仕事を進めることができるのもテレワークのメリットと言えます。 カフェなどの共用インターネット環境を使う場合のルールを、企業側で決めておく必要があります。 ・情報通信機器 営業職の方は、ノートパソコンを持ち運ぶ機会が多いと思いますので、持ち運びやすい機種を選びます。 また、カフェやコワーキングスペースなどで仕事をする際、「覗き見防止シート」を貼るなど対策をすると、覗き見をされずにすみます。 テレワークに用いる機器は、パソコンだけに限りません。タブレット端末であれば、重さも軽減できますし、さっと取り出して操作することも可能です。 また、営業職であれば電話を使用する頻度も多くなります。電話についても、会社から貸与されたものを使用するのか、私物を使って会社へ料金請求するのかなど、運用ルールを定めます。 情報通信機器は、さまざまな機種やデバイスがありますので、営業職が使いやすいものを見極め、採用することが重要です。 ・データの扱い 営業職であれば、パソコンや電話に顧客情報を保存していることがほとんどだと思います。 電話であれば、電話帳の登録ルールを設ける、パソコンであればテレワークの際にはパソコン機器にデータを残さないようにするなど、個人情報の漏えいリスクを考慮してルールを検討します。 【コミュニケーションのスタイルやツールを選定する】 テレワークであれば、メール・電話でのやり取りの他に、複数人と同時にコミュニケーションを取ることも可能です。 どのようなツールがあるのかご紹介します。 ・会議を行う場合 会議を行う場合、メンバー同士で時間を合わせてテレビ会議ツールを使えば、違う場所にいても顔を見ながらコミュニケーションを取ることができます。 テレビ会議ツールで代表的なものとしては、 Googleハングアウト  https://hangouts.google.com/ Skype        https://www.skype.com/ja/ コミュニクラウド  https://communicloud.co.jp/ などが挙げられます。 ・ドキュメントをやり取りする場合 営業職であれば、日報作成や営業成績の入力、プレゼン資料の編集など、ドキュメント作成業務も仕事の範囲となります。 そのような場合には、「Googleドキュメント」を使えば、Word・Excel・PowerPointをメンバーと共有することができます。 「Googleドキュメント」はインターネットに接続して使うことで、編集すると同時に保存もされ、メンバーと同時編集することも可能です。 また、パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンでも操作可能です。 【評価体制はどのようにすればよいか】 日々の仕事の評価については、営業職は成果を数字で提示しやすいため、この点ではテレワークに適していると言えます。 しかし、プロセスをマネジメントする管理職の視点で考えると、日報を運用したりコミュニケーションを取って、成果を示していく必要があります。 【管理職に求められること】 管理職は、メンバーが直接顔を合わせず、違う場所で仕事が完結してしまうとどのようにマネジメントしていいのか分からない、と不安になる方もいらっしゃると思います。 また、勤務時間を管理する上でもスケジュールや在席状況の「見える化」は必要です。 Webスケジュールを共有する・各々の機器にWebカメラを付ける・業務開始時間と終了時間を上司に報告するなどの管理方法を検討し、「どのような予定で動いているか」、「実際に業務しているか」を管理します。 きちんと仕事をしているかどうかだけではなく、「働きすぎていないか」を見ることもマネジメントには求められます。部下に過度な負荷がかかっていないかどうか、チェックをすることも必要です。 【まとめ】 客先に直行し、訪問先から直帰する。また、アポイントの合間の時間に自分一人で進められる仕事をこなす。 このように時間を有効に使うことができる点は、営業職がテレワークに向いている職種と言えるポイントです。 しかし、テレワークで仕事を進めていくということは、自分一人、もしくは客先に同行するメンバー以外の人とは顔を合わせないことにもなります。 トラブルが起きた時の対処やモチベーションを管理するためには、自分から上司にコミュニケーションを取っていける人がテレワークに向いています。 テレワークを上手く運用するために、メンバーがどのようなことを心得ておけばいいのか事前に教育することも必要です。 無料クラウド型グループウェアiQube http://www.iqube.net/ プロジェクト管理・工数管理 InnoPM(イノピーエム) http://www.innopm.com/

【インタビュー】工数管理ツール「InnoPM」 テレワークの仕事を見える化する活用法とは?

テレワークにおいて、管理者の目線からテレワーカーの作業時間や作業内容が見えづらくなってしまうのは、ひとつの課題。そういった部分を可視化するために検討したいのが勤怠管理ツールの導入です。 実際に、テレワークにおける勤怠管理に活用されているという、プロジェクト管理・工数管理ツール「InnoPM(イノピーエム)」について、このクラウドサービスの責任者である株式会社電縁 酒井靖昭さんにお話をうかがいます。 在宅テレワークでも勤務時間と作業内容を見える化 ――まずは、「InnoPM(イノピーエム)」がどのようなツールなのか、簡単に教えていただけますか? 「InnoPM」は、プロジェクト管理や工数管理を行うクラウドサービスです。 このツールでは、プロジェクトごとにチームや個人がどれだけ時間を使っているかを可視化することができます。例えば、組織の中で複数のプロジェクトが進行していて、メンバーがそれを掛け持ちしている場合などは稼働時間が見えにくくなりがちですが、そういった場合もプロジェクトごとに誰が何時間を使っているかを把握することができます。 さらに、稼働した時間だけではなく、それぞれのプロジェクトごとの損益も出すことができます。 ひとつのツール内で、プロジェクトの採算も可視化することができるという点も大きな特徴ですね。 ――このツールが、テレワークの勤怠管理に活用できるとうかがいました。テレワークにおける具体的な使い方を教えてください。 「InnoPM」を使うと、自宅でテレワークをしていても、その方が何時から何時まで働いて、どのような作業を行ったかを具体的に把握できるようになります。 作業者の方は、ツールのカレンダー画面から、何時から何時までどのような業務を行ったかを入力します。すると、これがそのまま管理者の方への報告になります。 このツールでは、プロジェクト単位の切り口以外でも、例えばエンジニアならプログラミング、障害対応などといった形でさまざまな軸を設定でき、その細かな軸でも集計ができるという特徴があります。 そのため、単純に何時から何時まで稼働したかというだけでなく、その内訳としてどのような作業に時間が使われているかを、管理者の側から把握しやすくなります。 また、ツール内にプロジェクトのスケジュールや進捗が管理できるガントチャートがあります。 このガントチャートは先ほどのカレンダー画面と連動しているので、ガントチャートにタスクを作っておけば、自分が今どのタスクをやるべきなのかカレンダー画面で簡単に確認することができます。 このように、「InnoPM」では勤務時間や作業内容を可視化できるため、テレワークにおいて管理コストがかかってしまうという課題に対応することが可能です。こうした点から、実際にさまざまな企業の中で、テレワークにあわせて活用していただいています。 コストと利益を見える化することで、生産性の高い働き方に ――プロジェクトごとの採算が可視化できるという特徴についても、くわしく教えていただけますか? 例えば、部署内で複数のプロジェクトが進行している場合、ひとつのプロジェクトにはたくさんのメンバーが関わっていて、誰が何時間ずつ使っているかわからないということがあります。そうすると、その部署のトータルで見て利益が出ているとしても、それぞれのプロジェクトが赤字なのか黒字なのかわからないという状況が起こりますよね。 それぞれのメンバーは役職や能力によって単価も違いますから、具体的に誰がどのプロジェクトに対して何時間使っているのか、ということを細かく見ていかないといけない。このツールを使うと、それが集計できるようになります。   ――そういった機能を用いて、テレワークにおいても活用できるポイントはありますか? プロジェクトごとのコストや利益が見えるようになるので、テレワークでも生産性を意識した働き方ができると思います。 このツールでは、プロジェクトの売り上げや外注費などの数値を入力することができるようになっていて、メンバーごとの単価と稼働時間を含めて、そのプロジェクトにいくらかかっているのかを算出します。 それがリアルタイムで反映されるため、作業をした人が時間を入力すると、自分の単価×作業した時間分のコストが増え、プロジェクトの利益が減ります。ツール内で常に数字が見られるので、短い時間で効率良く働こうという意識になりますね。 ――テレワークでは姿が見えない分、働く側は勤務時間が長いと得をするように考えてしまいそうですが、コストや利益を考えると意識が変わりますね。  そう思います。ちなみに、ツールを使う前提として、例えば私たちの会社ではプロジェクトの売り上げなどの数字が部署内でほとんど公開されている、というのがあります。さらに、部署の利益がボーナスの査定で最も大きい要素を占めていて、長時間働くよりもコストを抑えて利益を出したほうが、最終的に自分たちの給与に反映されるようにもなっています。 ツールを使っていただくにあたって、こうした制度面の試みと合わせると、より生産性を意識した働き方につながるかと思います。 使うことで生産性を高めるための“気づき”が生まれる ――実際に「InnoPM」をテレワークに活用されている企業の方からは、どのような声がありましたか?  「InnoPM」を使っていただいているお客さまの中で、従業員の出産ラッシュをきっかけに、子育てをしながらでも働けるようにと、在宅テレワークを取り入れた企業の事例があります。 テレワークを開始した当初は、エクセルを使うなどして勤怠管理やプロジェクト工数管理を試行錯誤していたそうなのですが、「InnoPM」であればその両方をリアルタイムかつスピーディーに把握できるということで、導入を決めてくださいました。 ツールで各メンバーの業務が可視化されることによって、全社的に生産性がアップして、結果的に残業を減らすこともできたという声をいただいています。 ――最後に、他にも「InnoPM」の有効な使い方があれば、ぜひ教えてください。 自宅でのテレワーク以外にも、国内の異なる拠点との連携に「InnoPM」を活用いただいているケースなどもあります。なかには、社員の方が1ヶ月ほど沖縄に滞在して仕事をされていたというケースも聞きました。スマートフォンにも対応しているので、働く場所が自宅やオフィス以外でも無理なく使っていただくことが可能です。言語の切り替えやタイムゾーンの設定も可能なので、海外の拠点との間でも活用いただいています。 また、普段の仕事で何にどれだけの時間を使っているのかを集計することで、自分の時間の使い方を可視化することもできます。 例えば、移動時間や会議にどれだけ時間を使っているか集計すると、思いのほか無駄に使っている時間があることに気づくかもしれません。 生産性を高めるための気づきが生まれるツールなので、ぜひとも幅広い方に利用していただきたいですね。 取材協力:株式会社 電縁 「ヒト・モノ・企業をeでつなげる」を理念として、Webシステム開発・システムコンサルティングなどを展開。 クラウド型工数管理・プロジェクト管理ツール「InnoPM(イノピーエム)」の提供を行っている。 電縁     :http://www.denen.com/ InnoPM :http://www.innopm.com/

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